Aviso de Privacidade – Canal de reporte SpeakUp

1. Introdução

A Polestar está empenhada em promover uma cultura de liberdade de expressão caracterizada por abertura, integridade e responsabilidade, que permita identificar, intervir e evitar comportamentos imorais ou transgressões. A Polestar implementou, à escala do Grupo, um canal de reporte ou mecanismo de queixa denominado SpeakUp, que facilita a comunicação de queixas por parte de elementos internos e externos. 

Este documento descreve como a Polestar trata os dados pessoais do utilizador ao ser reportado um problema no Polestar SpeakUp, através de um canal disponível.

O Polestar SpeakUp destina-se a queixas referentes a violações graves do Código de Conduta, de políticas e diretivas empresariais da Polestar, e de legislação aplicável, incluindo problemas como suborno ou corrupção, fraude, violações da legislação da concorrência, recurso a trabalho infantil ou escravo ou outras violações dos direitos humanos, discriminação, assédio, intimidação, fuga de informações confidenciais ou furto. O âmbito do Polestar SpeakUp encontra-se descrito na Política Institucional de Liberdade de Expressão da Polestar. O SpeakUp está concebido como um instrumento de comunicação de última instância.

As comunicações anónimas são possíveis, desde que permitidas pelas legislação local. Contudo, o anonimato pode afetar a nossa capacidade de investigar qualquer queixa com eficácia. Se o utilizador optar por disponibilizar a sua identificação no reporte, trataremos os seus dados com toda a confidencialidade e segurança.

A Polestar não tolera qualquer retaliação contra quem quer que apresente queixas de boa-fé, independentemente de tais alegações darem origem a uma investigação fundamentada.

2. Quem somos

A Polestar Automotive Holding UK PLC e a Polestar Performance AB, doravante designadas como "Polestar", "nós" e "nosso", atuam como responsáveis conjuntos pelo tratamento no que se refere ao tratamento dos dados pessoais do utilizador como se descreve abaixo. A direção do canal de reporte SpeakUp, e de quaisquer investigações de conformidade, é da responsabilidade das funções de HQ na Polestar Performance AB. É da responsabilidade da Polestar Automotive Holding UK PLC e do seu Conselho de Administração a supervisão e a gestão, ao nível do Grupo, do sistema de reporte SpeakUp e das investigações de conformidade.

3. Quais os dados pessoais que recolhemos e porquê

Quando o utilizador submete um reporte no Polestar SpeakUp, os respetivos dados pessoais que tratamos são os seguintes:

• Idioma, país e tipo de problema reportado, conforme selecionado pelo utilizador quando envia um reporte.
• Informações disponibilizadas pelo utilizador nos campos de texto livre no reporte, incluindo informações referentes à sua identificação e se é colaborador(a) do Grupo Polestar, caso opte por indicá-la.
• Mensagem de voz, se optar por fazer o reporte por via telefónica.
• Endereço de e-mail (voluntário; apenas para envio de notificação de novas mensagens; o endereço de e-mail não é disponibilizado à Polestar)
• Endereço de IP e outros dados técnicos

É possível manter uma conversa no sistema de reporte SpeakUp, caso em que, igualmente, trataremos as informações que entender registar na conversa.

O sistema de reporte SpeakUp não está concebido para recolher ou tratar dados sensíveis do utilizador, embora este possa optar por nos divulgar os mesmos voluntariamente nos campos de texto livre do reporte.

Utilizamos os dados pessoais do utilizador para rever o reporte que nos enviou e para investigar qualquer suspeita de violação grave do Código de Conduta, de políticas e diretivas empresariais da Polestar, ou de legislação aplicável.

Se optar por enviar um reporte por via telefónica, a mensagem de voz será transcrita por nós para o sistema de reporte SpeakUp.

As bases legais para o tratamento que fazemos dos dados pessoais do utilizador são:

• Cumprimento das nossas obrigações legais (decorrentes, por exemplo, da Securities & Exchange Commission (Comissão do Mercado de Valores Mobiliários) dos EUA, do Nasdaq dos EUA e da legislação que implementa a Diretiva de Denúncia de Irregularidades da UE (2019/1937) (n.º 1, alínea c) do Artigo 6º do RGPD).
• O nosso interesse legítimo em garantir que cumprimos a legislação aplicável e o nosso Código de Conduta e diretivas/políticas empresariais em todas as operações do nosso Grupo e em facilitar a outras pessoas a possibilidade de reportarem essas suspeitas de violações graves (n.º 1, alínea f) do Artigo 6º do RGPD).
• Se o utilizador nos enviar dados pessoais sensíveis, estes serão tratados por nós com base no disposto no n.º 2 do Artigo 9º do RGPD.

4. Durante quanto tempo guardamos os seus dados

Os dados pessoais do utilizador serão conservados pelo tempo que for necessário para cumprir os propósitos para os quais foram recolhidos e tratados, incluindo para a finalidade de eventuais obrigações legais.

Os dados pessoais do utilizador serão apagados ou anonimizados no prazo de dois anos a contar da data em que a investigação foi concluída, salvo se a gravidade da violação, uma obrigação legal ou qualquer processo legal ou disciplinar nos obrigar a fazê-lo por um prazo mais prolongado.

Se tiver optado por enviar um reporte por via telefónica, a mensagem de voz é guardada durante 14 dias após a conclusão do trabalho de tradução acrescidos de mais 90 dias para a cópia de segurança dos dados. Os dados técnicos são guardados durante 90 dias, salvo nos casos de atividade dolosa definida.

5. Divulgação dos seus dados pessoais

A identidade de pessoas que tenham enviado reportes no sistema de reporte SpeakUp é tratada como informação confidencial, e adotamos todas as medidas razoáveis para limitar a divulgação da identidade e dos dados pessoais do utilizador.

Contudo, alguns dados pessoais do utilizador podem ter de ser divulgados a outros que estejam especificamente autorizados a tratar os dados em nosso nome ou envolvidos na investigação de violações graves ou transgressões.

• Subsidiárias da Polestar: entidades especificamente autorizadas no Grupo Polestar apenas, nos termos necessários para a investigação subsequente a um reporte.
• Assessor jurídico externo, investigadores externos independentes e/ou revisores oficiais
• Subcontratantes (prestadores de serviços e outras entidades): o sistema de reporte SpeakUp é prestado pela People Intouch B.V. (Países Baixos). A People Intouch B.V. recorre a subcontratantes ulteriores baseados na União Europeia e no Reino Unido para alojamento de dados e serviços de tradução.
• Autoridades: em determinadas circunstâncias, podemos ser legalmente obrigados a divulgar informações a entidades governamentais ou a autoridades judiciárias, como, por exemplo, a polícia, a autoridade de proteção da privacidade, tribunais, autoridades responsáveis pelo registo oficial de veículos ou agências judiciárias. Esta obrigação pode aplicar-se para responder a solicitações válidas e lícitas, tais como intimações, ordens judiciais ou outros processos legais. Podemos, igualmente, divulgar informações quando necessário para proteger os direitos, a propriedade ou a segurança do utilizador, a nossa ou a de terceiros. Cumprimos todas as leis e regulamentos aplicáveis referentes à divulgação de informações às autoridades governamentais. Antes de divulgarmos qualquer informação, analisamos cuidadosamente cada pedido para garantir a respetiva validade e legalidade, bem como o impacto da divulgação de dados nas pessoas afetadas pelo pedido. Esforçamo-nos por proteger a privacidade e os direitos do utilizador na medida em que a lei o permita. Na eventualidade de um pedido de informações por parte do governo, envidaremos esforços razoáveis para notificar o utilizador, salvo se tal for proibido por lei ou por ordem judicial.  Se tiver alguma pergunta ou dúvida sobre a nossa prática de divulgação de informações às autoridades, queira contactar-nos.  

6. Transferência dos seus dados pessoais

Esforçamo-nos por tratar os seus dados pessoais no espaço da UE/EEE. No entanto, os seus dados pessoais serão transferidos para fora da UE/EEE em algumas situações, como, por exemplo, quando partilhamos as suas informações com uma subsidiária, um parceiro comercial ou uma entidade subcontratada que opera fora da UE/EEE. 

No âmbito do canal de reporte SpeakUp, transferimos dados pessoais para os seguintes países fora da UE/EEA: Reino Unido (país onde a Polestar Automotive Holding UK PLC está constituída).

Garantimos sempre que o mesmo nível elevado de proteção se aplica aos seus dados pessoais de acordo com o RGPD, mesmo quando os dados são transferidos para fora da UE/EEE. No que diz respeito ao Reino Unido, a Comissão decidiu que o RU assegura um nível de proteção adequado (artigo 45º do RGPD). Além disso, tomamos medidas de segurança técnicas e organizativas adicionais quando necessário, por exemplo, a encriptação (TLS) e a pseudonimização.

Em função da natureza de cada reporte, pode ser igualmente necessário transferir os dados do utilizador para outros países fora da UE/EEA. Se tivermos de o fazer, asseguraremos que serão tomadas medidas adicionais adequadas para proteger os dados, como, por exemplo, garantir que o recetor esteja vinculado pelas Cláusulas contratuais-tipo da UE (as Cláusulas-tipo da UE).

7. Os seus direitos

O utilizador goza de direitos legais específicos concedidos pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados relativamente aos seus dados pessoais que nós tratamos. Pode retirar o seu consentimento ou contestar o nosso tratamento dos seus dados, aceder aos dados que temos sobre si, solicitar a retificação ou restrição dos seus dados, solicitar que os seus dados sejam transferidos para outra entidade, solicitar o apagamento dos seus dados e, por fim, pode apresentar uma reclamação junto da autoridade de controlo da proteção de dados. Para mais informações sobre os seus direitos, consulte a nossa Política de Privacidade do Cliente. 

Para exercer os seus direitos, utilize este formulário da Web. Se tiver outras questões relativas ao assunto da proteção de dados pessoais, pode contactar-nos ou o nosso Encarregado da Proteção de Dados através dos contactos indicados em polestar.com/privacy-policy.

8. Contactos

Polestar Automotive Holding UK PLC é uma sociedade constituída em Inglaterra e no País de Gales com número de registo de empresa 13624182 e com sede oficial em The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, Inglaterra, BS13 8AE.

Polestar Performance AB é uma pessoa coletiva sueca com número de registo de empresa 556653-3096 e com endereço em Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Gotemburgo, Suécia.

9. Alterações no nosso Aviso de Privacidade

Reservamo-nos o direito, de acordo com o nosso critério, de modificar as nossas práticas de privacidade e de atualizar e fazer alterações neste aviso de privacidade em qualquer momento. Por esse motivo, incentivamo-lo a consultar este aviso de privacidade regularmente. Este aviso de privacidade está atualizado à data indicada no topo do documento. Trataremos os seus dados pessoais de uma forma consistente com o aviso de privacidade ao abrigo do qual são recolhidos, a não ser que nos dê o seu consentimento a tratá-los de outra forma.