Privacyverklaring – meldkanaal SpeakUp

1. Inleiding

Polestar zet zich in om een cultuur te bevorderen waarin mensen hun zorgen kunnen uiten; een cultuur die zich kenmerkt door openheid, integriteit en verantwoordelijkheid, om onethisch gedrag en wangedrag te herkennen, aan te pakken en te voorkomen. Polestar heeft voor de gehele groep een meldkanaal en klachtenmechanisme in het leven geroepen, genaamd SpeakUp, om mensen, intern dan wel extern, te helpen hun zorgen te uiten. 

Dit document beschrijft hoe Polestar uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u uw zorgen meldt bij Polestar SpeakUp via een van de beschikbare kanalen.

Polestar SpeakUp is bedoeld voor zorgen met betrekking tot ernstige schendingen van de Gedragscode van Polestar, van het beleid en de richtlijnen van de onderneming en van toepasselijke wetgeving, waaronder zaken als omkoping of corruptie, fraude, inbreuk op het mededingingsrecht, kinder- of slavenarbeid of andere schendingen van de mensenrechten, discriminatie, intimidatie, pesterijen, het lekken van vertrouwelijke informatie en diefstal. De reikwijdte van Polestar SpeakUp wordt beschreven in het Ondernemingsbeleid van Polestar inzake SpeakUp. SpeakUp is ontwikkeld als communicatiemiddel bedoeld als laatste toevlucht.

Anonieme meldingen zijn mogelijk, voor zover toegestaan onder lokale wetgeving. Wel kan anonimiteit onze mogelijkheden beperken om uw zorgen doeltreffend te onderzoeken. Als u ervoor kiest uw melding te voorzien van uw identificatiegegevens, zullen wij deze vertrouwelijk en veilig behandelen.

Polestar tolereert geen enkele vergelding jegens degenen die te goeder trouw hun zorgen uiten, ongeacht of dergelijke beweringen al of niet resulteren in een gefundeerd onderzoek.

2. Wie wij zijn

Polestar Automotive Holding UK PLC en Polestar Performance AB, hierna "Polestar", "we/wij" en "ons/onze", handelen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken bij het verwerken van uw persoonsgegevens zoals hierna beschreven. Het meldkanaal SpeakUp en eventuele nalevingsonderzoeken worden beheerd door de desbetreffende afdelingen van het hoofdkantoor van Polestar Performance AB. Polestar Automotive Holding UK PLC en zijn Raad van Bestuur zijn op groepsniveau verantwoordelijk voor toezicht op en beheer van het meldsysteem SpeakUp en voor nalevingsonderzoeken.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom

Wanneer u een melding doet bij Polestar SpeakUp, verwerken wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

• Taal, land en type gemeld probleem, zoals door u geselecteerd wanneer u een melding instuurt.
• Informatie die u aanlevert in de vrije tekstvelden van de melding, inclusief uw identificatiegegevens en, of u wel of niet bij de Polestar-groep werkzaam bent, indien u dit wilt aangeven.
• Spraakbericht, indien u kiest voor een telefonische melding.
• E-mailadres (niet verplicht; alleen voor meldingen inzake nieuwe berichten; e-mailadres niet beschikbaar voor Polestar)
• IP-adres en andere technische gegevens

Het is mogelijk een conversatie in meldsysteem SpeakUp voort te zetten. In dat geval verwerken wij ook de verdere informatie die u in die conversatie opschrijft.

Meldsysteem SpeakUp is niet bedoeld voor het verzamelen of verwerken van gevoelige gegevens, hoewel u dergelijke gegevens vrijwillig aan ons kenbaar kunt maken in de vrije tekstvelden van uw melding.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het behandelen van uw melding en voor het onderzoeken van vermoedelijke ernstige schendingen van de Gedragscode van Polestar, van het beleid en de richtlijnen van de onderneming en van toepasselijke wetgeving.

Als u ervoor kiest uw melding telefonisch te doen, wordt het spraakbericht door ons via transcriptie in meldsysteem SpeakUp opgenomen.

De wettelijke grondslagen voor onze verwerking van uw persoonsgegevens zijn:

• Naleving van onze wettelijke verplichtingen (zoals van de US Securities & Exchange Commission, de US Nasdaq, en wetgeving ter uitvoering van de EU-richtlijn betreffende Klokkenluiden (2019/1937)) (AVG artikel 6.1.c).
• Ons rechtmatig belang om ervoor te zorgen dat wij ons binnen alle activiteiten van de groep houden aan de toepasselijke wetgeving en aan onze Gedragscode en het beleid en de richtlijnen van de onderneming en om ervoor te zorgen dat anderen dergelijke ernstige schendingen kunnen melden (AVG artikel 6.1.f).
• Als u ons gevoelige persoonsgegevens over uzelf verstrekt, zullen wij die verwerken op basis van AVG artikel 9.2.

4. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is ten behoeve van de doeleinden waarvoor ze waren verzameld en verwerkt, met inbegrip van wettelijke verplichtingen.

Uw persoonsgegevens worden gewist of geanonimiseerd binnen twee jaar vanaf de datum waarop het onderzoek is afgerond, behalve indien de ernst van de aantijging, een wettelijke verplichting of een juridische of tuchtrechtelijke procedure vereist dat wij uw gegevens langer bewaren.

Indien u ervoor hebt gekozen uw melding telefonisch te doen, wordt het spraakbericht bewaard gedurende 14 dagen na afronding van de vertaling plus nog eens 90 dagen voor de data-backup. De technische gegevens worden gedurende 90 dagen bewaard, behalve in geval van vastgestelde kwaadwillige activiteiten.

5. Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

De identiteit van personen die ons meldingen sturen in meldsysteem SpeakUp wordt behandeld als vertrouwelijke informatie en wij treffen alle redelijke maatregelen om bekendmaking van uw identiteit en persoonsgegevens te beperken.

Het kan echter nodig zijn om sommige van uw persoonsgegevens kenbaar te maken aan anderen die specifiek gemachtigd zijn om gegevens namens ons te verwerken of die opdracht hebben gekregen om vermoedens van ernstige schendingen of wangedrag te onderzoeken.

• Bij Polestar aangesloten partijen: specifiek gemachtigde personen uitsluitend binnen de Polestar-groep, voor zover noodzakelijk voor het onderzoek naar aanleiding van de melding.
• Externe juridisch adviseurs, onafhankelijke externe onderzoekers en/of statutaire accountants
• Verwerkers (dienstverleners en andere partijen): meldingssysteem SpeakUp wordt geleverd door People Intouch B.V. (Nederland). People Intouch B.V. maakt gebruik van subverwerkers gevestigd in de EU en het VK voor datahosting en vertaaldiensten.
• Autoriteiten: in bepaalde situaties kunnen wij wettelijk verplicht zijn informatie kenbaar te maken aan overheid of wetshandhavingsautoriteiten zoals politie, autoriteit bescherming persoonsgegevens, rechtbanken, instanties voor officiële voertuigregistratie, of handhavingsinstanties. Dit kan zijn naar aanleiding van geldige en rechtmatige verzoeken zoals dagvaardingen, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures. Ook kunnen wij informatie kenbaar maken wanneer dat noodzakelijk is ter bescherming van de rechten, eigendommen of veiligheid van u, onszelf of anderen. Wij voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake het kenbaar maken van informatie aan overheidsinstanties. Wij beoordelen elk verzoek zorgvuldig om ons te vergewissen van de geldigheid en rechtmatigheid ervan, en van de impact van het op verzoek kenbaar maken van de gegevens op de betroffen personen, alvorens wij enige informatie kenbaar maken. Wij streven ernaar uw privacy en rechten te beschermen voor zover dat wettelijk is toegestaan. In geval van een verzoek om informatie van de overheid, leveren wij redelijke inspanning om u daarover te informeren, tenzij dit bij wet of gerechtelijk bevel verboden is.  Indien u vragen of zorgen hebt over onze praktijk van het kenbaar maken van informatie aan autoriteiten, neemt u dan contact met ons op.  

6. Doorgifte van uw persoonsgegevens

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens in de EU/EER te verwerken. In sommige gevallen zullen uw persoonsgegevens echter worden overgedragen naar buiten de EU/EER, bijvoorbeeld wanneer wij uw gegevens delen met een aangesloten partij, zakenpartner of subcontractor die werkzaam is buiten de EU/EER. 

Binnen de reikwijdte van meldkanaal SpeakUp, dragen wij persoonsgegevens over naar de volgende landen buiten de EU/EER: het Verenigd Koninkrijk (waar Polestar Automotive Holding UK PLC is gevestigd).

Wij zorgen er altijd voor dat hetzelfde hoge beveiligingsniveau conform AVG op uw persoonsgegevens van toepassing is, ook indien gegevens worden overgedragen naar buiten de EU/EER. Voor wat betreft het Verenigd Koninkrijk heeft de Commissie bepaald dat daar een passend beveiligingsniveau wordt gegarandeerd (artikel 45 van de AVG). Bovendien treffen wij extra technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen wanneer dat nodig is, zoals versleuteling (TLS) en pseudonimisering.

Afhankelijk van de aard van uw melding, kan het ook nodig zijn om uw gegevens naar andere landen buiten de EU/EER over te dragen. Als wij dat doen, zorgen wij ervoor dat er gepaste aanvullende maatregelen zijn getroffen om de gegevens te beschermen, bijv. om ervoor te zorgen dat de ontvanger gebonden is aan de standaardcontractbepalingen van de EU (de EU-modelclausules).

7. Uw rechten

U hebt specifieke wettelijke rechten, toegekend door de Algemene verordening gegevensbescherming met betrekking tot de persoonsgegevens die we van u verwerken. U kunt uw toestemming intrekken of bezwaar maken tegen onze verwerking van uw gegevens, gegevens inzien die we over u hebben, vragen om rectificatie of beperking van uw gegevens, verzoeken om overdracht van uw gegevens naar een andere organisatie, verzoeken om het wissen van uw gegevens, en u kunt tenslotte een klacht neerleggen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Zie voor meer informatie over uw rechten ons Privacybeleid inzake klanten. 

Gebruik dit webformulier om gebruik te maken van uw rechten. Als u andere vragen hebt met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen of met onze functionaris voor gegevensbescherming, via de contactgegevens weergegeven op polestar.com/privacy-policy.

8. Contactgegevens

Polestar Automotive Holding UK PLC is een bedrijf gevestigd in Engeland en Wales met bedrijfsregistratienummer 13624182 en met het vestigingsadres The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, Engeland, BS13 8AE.

Polestar Performance AB is een Zweedse rechtspersoon met bedrijfsregistratienummer 556653-3096 met het adres Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Gotenburg, Zweden.

9. Wijzigingen in onze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om onze activiteiten inzake privacy aan te passen en deze privacyverklaring op elk gewenst moment en naar eigen goeddunken te wijzigen of te updaten. Daarom raden we u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De privacyverklaring is actueel vanaf de datum die bovenaan in het document wordt vermeld. We verwerken uw persoonsgegevens overeenkomstig de privacyverklaring die geldig is op het moment van verzameling van de gegevens, tenzij we uw toestemming hebben om ze op andere wijze te verwerken.