Declaración de privacidad – Canal de notificación SpeakUp

1. Introducción

Polestar se compromete a fomentar una cultura de denuncia, caracterizada por la transparencia, la integridad y la responsabilidad a fin de poder identificar y prevenir conductas poco éticas o indebidas. Polestar ha implementado un canal de notificación o mecanismo de reclamación para todo el grupo llamado SpeakUp para ayudar a individuos internos y externos a notificar problemas. 

Este documento describe cómo Polestar procesa sus datos personales al notificar un problema por uno de los canales disponibles de SpeakUp de Polestar.

SpeakUp de Polestar está previsto para cuestiones relacionadas con violaciones graves del código de conducta de Polestar, de políticas y disposiciones corporativas y de la legislación correspondiente, que incluye sobornos o corrupción, fraude, infracciones del derecho de la competencia, explotación infantil u otras violaciones de los derechos humanos, discriminación, acoso, abuso, filtración de información confidencial o robo. El ámbito de actuación de SpeakUp de se describe en la política corporativa de SpeakUp de Polestar. SpeakUp está diseñado como una herramienta de comunicación de último recurso.

Se permiten las denuncias anónimas si las leyes locales lo autorizan. Sin embargo, el anonimato puede afectar la posibilidad de investigar su problema de forma efectiva. Si desea proporcionar datos identificativos en su denuncia, trataremos la información de forma segura y confidencial.

Polestar no tolerará represalias contra cualquier individuo que pueda plantear algún problema de buena fe, independientemente de si esas acusaciones derivan o no en una investigación documentada.

2. Quiénes somos

Polestar Automotive Holding UK PLC y Polestar Performance AB, en lo sucesivo denominados "Polestar", "nosotros" y "nuestro", actúan como corresponsable del tratamiento de sus datos personales, tal y como se describe a continuación. El canal de notificación SpeakUp y cualquier investigación de conformidad, se gestionan a través de las funciones de la sede en Polestar Performance AB. La junta directiva de Polestar Automotive Holding UK PLC es la responsable de la supervisión a nivel de grupo, así como de la gestión del sistema de notificaciones de SpeakUp y de las investigaciones de conformidad.

3. Qué datos personales recopilamos y por qué

Al enviar un informe a SpeakUp de Polestar, procesaremos los siguientes tipos de datos personales:

• Idioma, país y tipo de problema notificado, tal y como lo haya seleccionado al presentar la denuncia.
• La información que proporcione en los campos de texto libre de la denuncia, incluidos sus datos identificativos y si es un trabajador del grupo Polestar, si decide explicarlo.
• El mensaje de voz, si decide presentar una denuncia a través del teléfono.
• La dirección de correo electrónico (voluntario, solo para presentar notificaciones de mensajes nuevos. Polestar no dispondrá de la dirección de correo electrónico)
• Dirección IP y otros datos técnicos

Es posible seguir una conversación en el sistema de notificaciones SpeakUp, en cuyo caso, trataremos toda información que decida incluir en la conversación.

El sistema de notificaciones SpeakUp no está diseñado para recoger o procesar sus datos confidenciales, aunque puede que nos los comunique voluntariamente en los campos de texto libre de su denuncia.

Utilizamos sus datos personales con el objetivo de revisar su denuncia e investigar supuestas violaciones graves del código de conducta de Polestar, las políticas y disposiciones corporativas o la legislación correspondiente.

Si decide presentar una denuncia por teléfono, el mensaje de voz se transcribirá al sistema de notificaciones SpeakUp.

Las bases jurídicas de nuestro tratamiento de sus datos personales son:

• Cumplimiento de nuestras obligaciones legales (de, por ejemplo, la Comisión de bolsas de valores de los EE.UU., el Nasdaq de los EE. UU. y la legislación que implementa la Directiva (UE) (2019/1937) de denuncia) (RGPD, artículo 6(1)(c)).
• Nuestro interés legítimo en garantizar el cumplimiento con la legislación aplicable, nuestro código de conducta y las políticas/directivas corporativas en todas las operaciones de nuestro grupo, así como facilitar la posibilidad de que otras personas notifiquen presuntas violaciones graves (RGPD, artículo 6(1)(f)).
• Si nos proporciona datos personales confidenciales, los procesaremos sobre la base del RGPD, artículo 9(2).

4. Cuánto tiempo conservamos los datos del interesado

Conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir los propósitos para los que se recogieron y procesaron, también a efectos de obligaciones jurídicas.

Sus datos personales se eliminarán o anonimizarán en un plazo de dos años desde la fecha de conclusión de la investigación, excepto si la gravedad de las alegaciones, una obligación jurídica o procedimientos judiciales o disciplinarios requieran una prolongación del plazo de conservación de sus datos.

Si ha decidido presentar una denuncia por teléfono, el mensaje de voz se almacena durante 14 días después de finalizar el trabajo de traducción, más 90 días adicionales para la copia de seguridad de los datos. Los datos técnicos se conservan durante 90 días, excepto en casos de determinar actividades maliciosas.

5. Divulgación de sus datos personales

La identidad de las personas que presentan denuncias a través del sistema de notificaciones SpeakUp se tratará como información confidencial, y tomamos todos los pasos razonables para limitar la divulgación de su identidad y datos personales.

No obstante, puede que sea necesario divulgar algunos de sus datos personales a terceros que estén explícitamente autorizados a procesar los datos en nuestro nombre o se ocupen de investigar presuntas violaciones graves o conducta indebida.

• Asociados de Polestar: personas especialmente autorizadas solo del grupo Polestar, según sea necesario para la investigación posterior a una denuncia.
• Asesor jurídico externo, investigadores externos independientes o auditores legales
• Responsables del tratamiento de los datos (proveedores de servicios y terceros): el sistema de notificaciones SpeakUp lo facilita People Intouch B.V. (Netherlands). People Intouch B.V. utiliza responsables secundarios del tratamiento de datos basados en la UE y el Reino Unido para el hospedaje de datos y los servicios de traducción.
• Autoridades: en determinadas circunstancias, las autoridades pueden solicitarnos legalmente que divulguemos información a las autoridades gubernamentales o las fuerzas del orden, por ejemplo, la policía, el organismo de protección de privacidad, las autoridades fiscales, los tribunales estatales, las autoridades para la matriculación oficial del vehículo o las fuerzas del orden. Esto puede ser en respuesta a solicitudes legales y válidas, como citaciones, órdenes judiciales u otros procesos legales. También podemos divulgar información cuando sea necesario para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de usted, nosotros u otros. Cumplimos todas las leyes y regulaciones aplicables en relación a la divulgación de información a autoridades gubernamentales. Antes de divulgar cualquier información, revisamos detenidamente cada solicitud para garantizar su validez y legalidad, así como el impacto de la divulgación de datos en los sujetos afectados por la solicitud. Procuramos proteger su privacidad y sus derechos en la medida que lo permita la ley. En caso de una solicitud de información del gobierno, haremos todo lo posible para notificárselo a menos que lo prohíba la ley o la orden judicial.  Si tiene alguna pregunta o inquietud relacionada con nuestras prácticas de divulgación de información a las autoridades, póngase en contacto con nosotros.  

6. Transferencia de los datos personales del usuario

Procuramos procesar sus datos personales dentro del área de la UE/EEE. Sin embargo, sus datos personales se transferirán fuera de la UE/EEE en algunas situaciones, como cuando compartimos su información con una empresa asociada, un socio empresarial o subcontratista que opere fuera de la UE/EEE. 

Dentro del ámbito del canal de notificación SpeakUp, transferimos datos personales a los países siguientes fuera de la UE/EEE: Reino Unido (donde Polestar Automotive Holding UK PLC está constituido).

Garantizamos siempre que se aplique el mismo nivel alto de protección a sus datos de conformidad con el RGPD, incluso cuando los datos se transfieren fuera de la UE/EEE. En lo que respecta a Reino Unido, la Comisión ha decidido que garantiza un nivel adecuado de protección (artículo 45 del RGPD). Además, adoptamos medidas de seguridad técnicas y organizativas adicionales cuando sea necesario, como cifrado (TLS) y seudonimización.

Según la naturaleza de su denuncia, puede que también sea necesario transferir sus datos a otros países de fuera de la UE/EEE. En tal caso, garantizaremos que se toman las medidas adicionales necesarias para proteger los datos, por ejemplo, a fin de garantizar que el destinatario está sujeto a las cláusulas contractuales tipo de la UE ( Cláusulas Contractuales Tipo de la UE).

7. Derechos del usuario

El usuario tiene derechos legales concretos, en virtud del Reglamento General de Protección de Datos, con respecto al tratamiento por nuestra parte de sus datos personales. El usuario puede retirar su consentimiento u oponerse al tratamiento de sus datos, acceder a los datos que poseemos sobre él, solicitar la rectificación de sus datos, solicitar que sean transferidos a otra entidad, solicitar su eliminación y, en última instancia, presentar reclamaciones ante la autoridad supervisora de protección de datos. Para obtener más información sobre sus derechos, consulte nuestra Política de privacidad del cliente. 

Para ejercer sus derechos, rogamos utilice este formulario web. Para cualquier otra cuestión relativa a la protección de los datos personales, puede dirigirse a nosotros o a nuestro Delegado de protección de datos a través de los datos de contacto que figuran en la dirección polestar.com/privacy-policy.

8. Información de contacto

Polestar Automotive Holding UK PLC es una empresa constituida en Inglaterra y Gales con NIF 13624182 y domicilio registrado en The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, Inglaterra, BS13 8AE.

Polestar Performance AB es una sociedad sueca con NIF 556653-3096, y con domicilio postal en Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Gotemburgo, Suecia.

9. Cambios en nuestra Declaración de privacidad

Nos reservamos el derecho, según nuestro propio criterio, de modificar nuestras prácticas de privacidad, así como de actualizar y modificar la presente declaración de privacidad en cualquier momento. Por esta razón, le recomendamos que consulte periódicamente la presente declaración de privacidad. La presente declaración de privacidad tiene vigor a partir de la fecha que aparece en la parte superior del documento. Sus datos personales serán tratados de conformidad con la declaración de privacidad bajo la que fueron recopilados, salvo consentimiento por su parte de que sean tratados de otro modo.